# 清除 Excel 工作簿元数据

> Excel 工作簿里可能有作者和最后修改者、公司名称、标着每位评论者账号名的线程式批注、注释、文件最后保存所在的文件夹（常常带着 Windows 用户名），旧式共享工作簿里还有一份用户名日志。本工具从 .xlsx 文件里删掉这些内容；链接文件的文件夹路径，以及公式里所指另一个工作簿的路径，都缩短成文件名；单元格的值不动；最后列出清理后的工作簿里仍能找到的东西，比如数据连接。

## .xlsx 文件里留着哪些和人有关的记录

电子表格总在转手。预算表发给客户，零件清单发给供应商，导出的数据交给监管机构。每一份文件都可能带着多得出人意料的历史。

**线程式批注。** Microsoft 365 版 Excel 有两种注解。微软说明，线程式批注上标着登录账号那个人的名字，而且这个名字没法靠改字来更换。一串回复可能暴露你们这边是谁讨论过某个数字、对它说了些什么。

**注释。** 旧版本里叫“批注”的黄色小框，现在叫“注释”。Excel 用选项里设置的名字给它们署名，那往往是全名。

**人员列表。** 带线程式批注的工作簿里有一份参与讨论的人员名单，附有他们的身份信息。

**保存位置。** Excel 会记下工作簿保存在哪个文件夹。在 Windows 上，这个路径通常经过用户的个人文件夹，所以里面就有用户名。

**共享工作簿的历史。** 旧版“共享工作簿”功能会保留一份修订日志，以及打开过这个文件的用户名列表。微软指出，工作簿处于共享状态时，文档检查器无法删除其中的批注、属性或个人信息。

**属性。** 作者、上次修改者、公司、经理、标题、日期、自定义属性，以及模板加进来的自定义 XML 数据。

**不那么显眼的地方的姓名。** 数据透视表会记下最后由谁、在什么时候刷新。方案管理器保存着每个方案是谁建的。共享工作簿里的自定义视图按人分别保存。允许指定的人不输密码就能编辑的区域，会列出这些人的账号。

## 怎样清理 Excel 工作簿

1. 用“选择文件”选中 .xlsx 工作簿，或者直接拖到页面上。
2. 等每个工作簿出结果。如果最先出现的是“清理后的文件里还有这些”提示，先读它。
3. 在“清除前后对照”表里，查看“批注”“批注作者”“文件保存位置”“自定义属性”和“内含元数据的图片”这几行。
4. 看表格下面的“已删除”一行。
5. 下载清理后的工作簿，打开一次，确认各个工作表显示正常。

## 删除的内容

- 文档属性：作者、上次修改者、标题、主题、关键词、日期和修订号；
- 公司、经理、模板和总编辑时间；
- 程序名称和版本号，属性里的和工作簿本身里的都删（Excel 每次保存都会重新写入）；
- 自定义属性和自定义 XML 数据；
- 线程式批注、注释、它们的作者和人员列表；
- 共享工作簿的修订日志及其用户名列表；
- 文件保存时所在的文件夹路径；
- 每个数据透视表最后由谁刷新、什么时候刷新；
- 方案管理器里各个方案保存的用户名和备注（方案本身保留）；
- 自定义视图（“视图”>“自定义视图”），工作簿里的和每个工作表里的都删，因为共享工作簿会按每个人的名字各存一份；需要的话，在副本里重新设置视图；
- 可以不输密码就编辑受保护区域的账号列表。设了密码的区域保留密码，所以这些人以后需要输密码。从来没设过密码的区域会整个删掉，它的单元格因此和受保护工作表的其他部分一样被锁定。结果里会用文字说明这一点；
- “另存为网页”的设置，它记着工作表发布到了哪里；
- 敏感度标签数据，以及 Excel 和属性放在一起的链接目标列表；
- 预览缩略图（如果保存过的话）；
- 保存的打印机设置，里面写着一台打印机的名称，可能还有它的网络路径（页边距和纸张大小保留）；
- 放在工作表上的照片里的元数据，照片看起来不变。

如果某个工作表靠一个只装着这些注释的绘图来显示注释，指向这个绘图的引用也会删掉，免得清理后的文件向 Excel 要一个已经不存在的部件。

## 缩短成文件名的路径

指向另一个工作簿的链接，会连同完整位置一起保存，比如 `C:\Users\dana\Finance\rates.xlsx`。工具保留 `rates.xlsx`，去掉前面的文件夹。DDE 链接的主题、数据连接导入时所用的文件，以及被 Excel 填上了图片原始路径的图片说明，也照此处理。单元格里已有的值不受影响，但这样缩短的链接会到工作簿旁边找文件，所以更新链接时，Excel 可能会问你源文件在哪里。

公式只在一个地方这样处理：引用指名另一个工作簿的地方。`'C:\Users\dana\Finance\[rates.xlsx]Sheet1'!A1` 变成 `'[rates.xlsx]Sheet1'!A1`，不论它在单元格、定义的名称、数据验证规则、条件格式、表格列还是图表数据区域里。双引号之间的文字属于公式要表达的内容，所以即使是路径也照输入的样子保留，比如 `=HYPERLINK("C:\Users\dana\plan.pdf")`。这时结果会把那条路径列为副本里仍有的文件夹路径。

这样做有个限度。路径只有完整地写在一处时才认得出来。如果公式把几段文字拼成一个位置，比如 `="C:\Users\" & A1 & "\rates.xlsx"`，工具看不出这几段合起来是一条路径，也就什么都不改。单独看就像路径的那一段（这里是 `"C:\Users\"`）仍会在结果里列出；不像的就不列。

## 保留下来、在结果里写明的内容

下面这些会留在工作簿里，因为删掉会让工作簿出毛病，或者改变它显示的内容。“清理后的文件里还有这些”框会列出存在的每一项，以及装着它的文件部分：

- **数据连接。** 连接保留着服务器、数据库、查询语句，有时还有账号名，因为工作簿刷新时要用到它们。
- **指向其他文件和实时数据的链接**：外部工作簿、DDE 链接和其他链接的数据源（路径已经缩短），以及任何指向内部网络的链接。
- **数字签名和签名行。** 签名里有签名人的证书和签名时间；签名行里有建议签名人的姓名、职务和邮箱。
- **单元格和形状里的邮件链接**，每个链接算一处：打开邮件的链接会把收件人地址存在文件里。
- **加载项、宏和控件存下的数据**，比如某个加载项保存的设置、自定义功能区按钮和表单控件的属性。
- **墨迹。** 工作表上的手写和笔画属于内容，予以保留；框里会列出墨迹数据，因为它可能记着每一笔的时间，以及用的是哪支笔或哪台设备。
- **不认识的部件和标记。** 工具没办法为这些内容担保，所以报告出来。

工作簿属性里记录的姓名，比如作者、最后保存的人或写过批注的人，也会在工作簿自己的文字里查找，比如单元格、工作表名称和文本框。在那里找到的每一个，不论可见还是隐藏，都会列进框里；该不该留，由你来判断。

## 不会删除的内容

清理删的是元数据。它不评判、也不修改你的数据，所以下面这些都和你离开时一样：

- **隐藏的行、列和工作表。** 隐藏不等于删除，谁都可以取消隐藏。微软的文档检查器能找到并删除隐藏的行、列和工作表；如果里面有你不想分享的内容，先在 Excel 里处理掉。
- **隐藏的形状和文本框。** 在“选择窗格”里隐藏的对象仍在工作簿里。如果它里面有文字，结果会把这段文字列为文件里还有的隐藏文字，并写明它属于哪个绘图，方便你在 Excel 里找到。Excel 为按钮等表单控件保留的替身形状不计入，因为它们的文字就在工作表上。
- **看起来是空的单元格。** 白底白字、`;;;` 这种什么都不显示的数字格式、极小的字号：值都在工作簿里，工具把它当作普通单元格。只有隐藏的行、列、工作表，以及隐藏的对象，才被认作隐藏内容。
- **单元格里输入的路径和内部地址。** 单元格里形如 `D:\Team\plan.xlsx`、`\\server\share\…` 或 `http://intranet/…` 的内容属于数据，会保留。结果会加一条“补充说明”，写明数量和所在工作表，由你决定。其他用斜杠隔开的文字，比如网址里的路径部分，不会提到。
- **数据透视表的源数据。** 微软说明，数据透视表选项“保存文件及源数据”打开时，源数据会包含在工作簿里。所以一张汇总表可能带着生成它的每一行数据；去掉的只有刷新人和刷新日期。
- **定义的名称**（包括隐藏的）和单元格里的公式。其中有一处会变：名称或公式用完整位置引用另一个工作簿时，文件夹会被去掉，文件名、工作表和单元格保留，上文已经说过。有两类隐藏名称会删除，因为它们属于“删除的内容”里列出的东西：Excel 为自定义视图生成的名称，以及旧的“另存为网页”向导留下的名称，两种都只在没有公式用到时才删。
- **页眉和页脚**，有时会在那里印出姓名或文件路径。

只接受 .xlsx 文件。不支持带宏的工作簿（.xlsm）、二进制工作簿（.xlsb）和更早的 .xls 格式；请先在 Excel 里另存一份 .xlsx。超过 300 MB 的文件和设了密码的工作簿无法读取。解压之后还要再看一次大小：工作簿的 XML 部件（包括各个工作表）合计不能超过 256 MB（图片不算），单个部件或单张图片最多 64 MB；超出时，页面会提示工作簿太大，而不是冒着崩溃的风险硬做下去。元素一层套一层超过 512 层的部件，也会得到同样的提示；一遍读完的部件（比如工作表的单元格）可以到 2048 层。下面两种也会被退回：包里条目多过 10000 个的工作簿，以及一个元素身上属性多过 2000 个（命名空间声明也算在内）。某个部件里有一段文字超出大约 400 万个字符时，照样清理，但报告为未检查。整个包算上图片和工具从不打开的部件，解压后不能超过 512 MB。工作表上的 JPEG、PNG、WebP 或 HEIC 图片会清理掉元数据。除此以外嵌入的东西，比如 TIFF 扫描件、EMF 绘图或附加的文件，原封不动，并在结果里写明。

## 这个工具做不到的事

- **推算公式拼出来的路径。** 前面“缩短成文件名的路径”一节讲过，用几段文字拼成的位置认不出来；只有单独看就像路径的那一段会列出。
- **读出密码哈希值编码的内容。** 受保护的工作表或工作簿，以编码过的二进制形式存着它那个密码的哈希值和盐值。格式正确、长度合适的值不去动它，也不从中读出任何东西；这些位置上格式不对的值，会像普通文字一样检查并报告。
- **查找本身就是常用词的名字。** Excel 和 Windows 会自动填默认值。如果记录的作者或公司只是“microsoft”“test”“unknown”“guest”“author”“owner”“administrator”“admin”或“user”中的一个、别无其他（大小写不影响），它会从属性里清掉，工具也就到此为止：不会再去工作表、样式或名称里找这个词。记录的名字不超过两个拉丁字母或数字，或者根本没有字母和数字（全是零的标识也算），处理也一样，区别只有一点：结果会说明没有查找它。其他文字写的名字不论多长都会查找。
- **还原名字可能用到的每一种编码。** 在清理后的工作簿里查找记录的姓名或账号时，工具还会把下面这些写法还原后再读：Excel 给特殊字符写的 `_x004A_` 形式、字符引用、百分号转义、公式里连写两次的引号、工作表名或工作簿名引号里连写两次的撇号（`'O''Brien'!A1`）、页眉页脚里代表一个“&”的 `&&`、链接查询部分里代表空格的 `+`、JSON 转义，以及大小写或不可见字符的差别。清单就这么多。数字格式里的反斜杠和引号（`\J\a\n\e`）、base64，以及 `xn--` 形式的域名都不解码，用这些办法藏起来的名字找不到。
- **发现长段文字里少见写法的文件夹路径。** 能认出的：从头到尾就是一条路径的值（链接目标、说明、属性），但有两点保留。别人自定名称的旧式 Mac 磁盘上，路径必须以文件名加扩展名结尾，所以 `Work Disk:Profiles:Alice:budget.xlsx` 能看出来，`Work Disk:Profiles:Alice:plan` 看不出来。大写的 `File:` 冒号后面要有斜杠或盘符，所以 `File:Users` 也看不出来。在长段文字里能认出：盘符加斜杠、`\\nas\finance` 这样的共享、`file:` 地址、`/home` 和 `/Users` 一类、`~/`、`%TEMP%\…` 这样的环境变量、`Macintosh HD:…`。长段文字里可能漏掉：像“C:x\Alice\notes”这种盘符后面没有斜杠的形式，以及后面没跟名字的光秃秃的根目录，比如句子里的“~jane/”。
- **去掉裁剪过的图片藏起来的边缘。** 在 Excel 里裁剪工作表上的图片后，完整的图像仍在工作簿里，打开文件的人可以把裁剪撤回。工具会清理图片元数据，但不动像素，所以被裁掉的区域还在。要在 Excel 里去掉它，选中图片，从“图片格式”选项卡打开“压缩图片”，勾上“删除图片的裁剪区域”；用裁好的图片另存的副本替换原图，效果一样。
- **斗过专门设计来骗它的工作簿。** 有人故意制作 .xlsx 来把数据带过检查时，可以用上几种工具会读错的结构，比如用 Excel 自己从来不会保存的形式写数字或标签，或者让各部件互相矛盾。这样的工作簿里，名字可能留下来却没有被列出。重复成千上万次的内容，也可能让处理明显变慢。

结果是空的，请理解为“没有找到本工具检查的任何内容”。这句话没有涵盖哪些情况，见[验证方法页的“限制”一节](/zh/yanzheng-fangfa/#限制)。

## 发送工作簿前的简短检查

清理处理的是上面列出的那些记录。剩下的，在 Excel 里做几项检查就能顾到：

1. 右键点任意一个工作表标签。如果“取消隐藏”可以点，说明至少有一个工作表被隐藏了；把它取消隐藏，再决定要不要删。
2. 打开“公式”>“名称管理器”，看有没有指向其他文件、或者指向你本想删掉的数据的名称。
3. 找一找数据透视表，决定它们的源数据该不该随文件一起发出去。
4. 打印预览一页，看页眉和页脚写了什么。
5. 然后在这里清理工作簿，读一遍结果：它写明删掉了什么，也列出在副本里仍然找到的东西。

## 你的工作簿去了哪里

工作簿就在你正看着的这个浏览器标签页里解压和编辑。单元格的值、批注文字和文件里找到的姓名都不会发到任何服务器，关掉页面后什么都不剩。所以，不允许上传的财务数据或客户数据，也可以在这里清理。

## Excel 清理是怎么做的

.xlsx 文件是一个装着 XML 部件的 zip 压缩包。工具在后台线程里用 fflate 打开这个包；fflate 是一个压缩库，你第一次清理 Office 文件时才从本站下载。工具根据包里的关系，找到批注、线程式批注、人员和修订部件，不论它们放在包里哪个位置，然后删掉。注释框从所在的绘图部件里取出，变空的绘图部件连同指向它的关系一起删除。保存路径元素从工作簿部件里删除，作者、公司、日期和链接目标从属性部件里清空。工作表上的图片交给照片清理程序，它去掉元数据，不碰像素。单元格的值和样式原样复制，公式也一样，只有指向另一个工作簿的引用里的文件夹会去掉；随后重新打包工作簿，每个 zip 条目的日期都写成 1980 年 1 月 1 日。

重新打包后的文件，再由一个单独的检查程序检查，它不复用清理程序自己的清单。它每次查一个部件，把每个关系、元素和属性都和电子表格格式公开发布的定义相比较。定义留给姓名、账号标识、编辑日期、位置或连接的地方，只要仍然有值就会报告；定义里根本没有描述的内容也会报告。只有已知并且检查干净的部分才算通过，其余的都进入结果的清单。想了解这些工具怎样测试，以及你怎样确认没有发生上传，请看[验证方法页](/zh/yanzheng-fangfa/)。

## 常见问题

### 清理以后公式还能用吗？

只在本工作簿内部引用的公式不会被修改，单元格的值和格式也不会。从另一个工作簿读数据的公式或图表，会保留它上次显示的值，但引用里只剩那个工作簿的文件名，所以更新链接时，Excel 会到同一个文件夹里找这个文件。公式里引号之间的文字完全照你输入的样子保留。

### 为什么在 Excel 里没法把我的名字从线程式批注里去掉？

微软把线程式批注和登录账号绑在一起，帮助页面说这个名字不能删除或更改。删掉这条批注，或者在这里清理文件，名字就没了。

### 注释也会和线程式批注一起删除吗？

会。两种注解及其作者姓名都会删除。

### 会取消隐藏或删除隐藏的工作表吗？

不会。隐藏的工作表、行和列保持原样。分享前请在 Excel 里检查。

### “文件保存位置”这一行是什么？

是工作簿最后一次保存时 Excel 记下的文件夹路径，比如用户个人文件夹里的一条路径。这一项会删除。其他地方找到的文件夹路径会缩短成文件名：指向其他工作簿的链接里、指向另一个工作簿的公式里，以及整个内容只是一条路径的图片说明里。

### 我的数据连接会怎样？

保留，因为没有它们，查询或刷新就用不了；结果会在“清理后的文件里还有这些”下面列出它们。连接字符串里可能写着服务器、数据库和账号。如果不该让收件人看到，在 Excel 里删掉这个连接（“数据”>“查询和连接”），再清理一次工作簿。

### 能在这里清理 CSV 文件吗？

不能。CSV 文件是纯文本，没有隐藏的属性。用文本编辑器打开看到的，就是它的全部内容。

## 资料来源（以下链接为英文）

2026-10-11 核对。

- [Microsoft 支持：线程式批注和注释之间的区别](https://support.microsoft.com/en-us/office/the-difference-between-threaded-comments-and-notes-75a51eec-4092-42ab-abf8-7669077b7be3)
- [Microsoft 支持：在 Excel 中插入批注和注释](https://support.microsoft.com/en-us/office/insert-comments-and-notes-in-excel-bdcc9f5d-38e2-45b4-9a92-0b2b5c7bf6f8)
- [文档检查器对 Excel 工作簿查找的几类内容（Microsoft）](https://support.microsoft.com/en-gb/office/remove-hidden-data-and-personal-information-by-inspecting-documents-presentations-or-workbooks-356b7b5d-77af-44fe-a07f-9aa4d085966f)
- [Microsoft 支持：设计数据透视表的布局和格式](https://support.microsoft.com/en-gb/office/design-the-layout-and-format-of-a-pivottable-a9600265-95bf-4900-868e-641133c05a80)

Last updated: 2026-10-17